fechamento de caixa é uma das atividades mais importantes de uma empresa. Sendo a base operacional de toda sua gestão financeira. Esse procedimento envolve muita disciplina, e deve ser realizado com muita atenção e cuidado, a fim de evitar erros que podem comprometer o desempenho da empresa. Desta forma, ainda que pareça trabalhoso, não deixe de realiza-lo.

Por isso, preparamos esse guia completo, que vai te explicar o que é e quais são as razões para se realizar o fechamento de caixa. Logo após, vamos disponibilizar uma planilha totalmente gratuita para te auxiliar neste processo.

Fechamento de caixa. O que é?

Fechamento de caixa é a conferência de entradas e saídas de recursos em um determinado período, onde se identifica o resultado dos saldos. Em outras palavras, é a conferência das movimentações do caixa, de forma que, ao final do expediente, os valores coincidam com todos os registros feitos ao longo do dia. Depende do registro e controle minucioso de todas movimentações ocorridas no caixa durante o expediente.

Nele devem ser registrados:

  • Todos os recebimentos (vendas à vista e a prazo, recebimentos de duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações etc.);
  • Todos os pagamentos (compras à vista e a prazo, pagamentos de despesas administrativas, bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, boletos (por exemplo, luz, água, telefone, internet, aluguel etc.), manutenções, serviços terceirizados, impostos, materiais de escritório etc.);
  • Pagamentos e recebimentos previstos (todas as receitas e despesas que se possa prever. Como parcelas de vendas/compras, por exemplo, contas periódicas etc.).

O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível, que resulta da diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados durante esse período.

O fechamento de caixa pode ser realizado manualmente, por meio de marcações em cadernos, por exemplo, ou ainda com o auxílio de planilhas, como esta que estamos disponibilizando para você. Essa planilha organiza e agiliza o processo do fechamento de caixa por meio da realização de cálculos automáticos. Além disso, você pode contar com sistemas especializados neste controle, como o da GranMoney, que faz a inserção dos dados de maneira automática com base nas movimentações realizadas. Também mantém um histórico do fechamento de caixa de todos os meses. Desta forma, o controle de seu caixa se torna mais prático, além de evitar possíveis erros e esquecimentos.

O fechamento de caixa pode ser realizado diariamente, ao fim do expediente; ao término da jornada de trabalho de um colaborador; ou até mesmo em períodos mais longos, como semanal ou mensal, por exemplo. Isso irá depender da intensidade das movimentações realizadas pela empresa. Mas é importante ressaltar que quanto mais longo for o período, mais difícil será identificar possíveis divergências de valores.

Vantagens

Uma gestão financeira eficaz é essencial para garantir a longevidade de sua empresa. O fluxo de caixa possibilita a visão do presente e do futuro das finanças da empresa, sendo a base de uma gestão financeira eficiente.

Com o fechamento de caixa é possível identificar erros, enganos e, até mesmo, a má fé de terceiros, desde que realizado corretamente Além disso, este mecanismo viabiliza algumas decisões importantes, como o planejamento de investimentos, a redução de despesas sem o comprometimento do lucro, o planejamento de solicitação de empréstimos, a negociação de prazos e outras medidas para que possíveis dificuldades financeiras possam ser evitadas ou minimizadas.

Mas, para que tudo isso seja possível, é fundamental que o fechamento de caixa seja feito de maneira adequada. Mas não se preocupe, estamos aqui para te ajudar! Em seguida, preparamos esse guia completo, bem como com uma planilha onde serão realizados os registros das movimentações. Antes de mais nada, baixe a planilha abaixo:

Fazendo o fechamento de caixa

Para você aprender como fazer o fechamento de caixa de forma correta, segue abaixo o passo a passo para você organizar as finanças de seu negócio.

Abertura de caixa

Primeiramente, faça o registro do valor inicial disponível no momento da abertura do caixa. Esse valor corresponde a um fundo monetário utilizado para dar de troco aos clientes ou então para pagar eventuais despesas.

Na planilha:

Imagem indicando a linha da planilha em que se deve ser inseridos os dados de valor inicial.

Esse valor será inserido na linha SALDO INICIAL.

Entradas e saídas

Em seguida, anote todas as movimentações realizadas no dia como as entradas geradas pelas vendas de produtos ou serviços prestados, assim como as saídas que ocorrem devido ao pagamento de despesas.

É importante ainda reunir os comprovantes das operações, pois eles auxiliarão no posterior fechamento de caixa. A fim de deixar o controle mais organizado, separe os documentos por tipo. Essa prática irá facilitar a conferência das movimentações realizadas no dia, desta forma, irá agilizar o fechamento de caixa.

Durante essa etapa, pode haver a chamada sangria, que consiste em realocar o dinheiro do caixa para um outro local. Além disso, também é possível lançar um reforço de caixa, operação realizada com o objetivo de colocar dinheiro no caixa para troco, por exemplo. Lembre-se também anotar esses procedimentos.

Na planilha:

Imagem ilustrando as linhas da planilha em que devem ser inseridas as movimentações de entrada e saída do caixa.

Na planilha fornecemos algumas opções de categorias de entradas e saídas. Porém, sinta-se à vontade para alterá-las de acordo com a realidade de seu negócio. Acrescentamos também, algumas categorias extras, caso você deseje acrescentar algo a mais.

As entradas serão anotadas no bloco verde, denominado ENTRADAS, nas suas respectivas categorias. O cálculo do total de entradas é feito de forma automática no momento em que os valores são inseridos. Esse valor é mostrado na linha Total de entradas.

As saídas serão anotadas no bloco amarelo denominado SAÍDAS, nas suas respectivas categorias. O cálculo do total de saídas é feito de forma automática no momento em que os valores são inseridos. Esse valor é mostrado na linha Total de saídas.

Note que em ambos os casos há duas colunas: previsto e realizado. Isso possibilita que você se organize e anote tudo aquilo que você já previa receber ou pagar e comparar com aquilo efetivamente realizado.

Conferência dos valores

Some as entradas, as saídas e veja se correspondem aos valores registrados. Para facilitar, separe conforme o tipo de movimentação. Com base nessas informações fica mais fácil identificar possíveis problemas com troco errado, mercadorias trocadas etc.

Conclua o fechamento de caixa

Por fim, você irá subtrair o valor total das despesas pelo valor total das receitas. O resultado deve corresponder ao valor disponível no seu caixa.

Na planilha:

Imagem indicando na planilha onde são informadas os valores de saldo.

Aqui você pode relaxar que nossa planilha faz isso automaticamente de acordo com os valores inseridos. Conforme você insere os dados, os resultados são disponibilizados no último bloco, de cor laranja. Estão separados em 2 categorias: saldo atual e saldo operacional.

Saldo atual são o total de saídas subtraídos pela soma do saldo inicial, mais o total de entradas.

Saldo operacional é o resultado da semana, (entradas menos saídas), para que seja possível verificar se o saldo da semana foi positivo ou negativo.

Tudo pronto!

Com essa planilha você já pode dar o primeiro passo em busca do seu controle financeiro. Embora pareça trabalhoso, esse controle é essencial para garantir a prosperidade de seu negócio. Pois é através dele, que você tem o acesso a todas as movimentações realizadas na sua empresa. Você pode ainda, utilizar um sistema de gestão, que vai automatizar e aperfeiçoar todo esse processo.

Fechamento de caixa ágil e seguro é com a Granmoney

Com o sistema de gestão online integrado da GranMoney, o fechamento de caixa é feito de forma automática, com base na movimentação do caixa. Isto é, na medida em que você realiza e registra suas vendas, e pagamentos. A utilização de um sistema completo, simplifica a gestão financeira de seu negócio, além de reduzir o risco erros na hora de registrar algum valor ou esquecer de anotar algo importante.

O sistema também gera relatórios de todas as movimentações realizadas, que possibilitam identificar as principais fontes de receitas e despesas da empresa. Desta forma, o planejamento das estratégias de crescimento do seu negócio são ainda mais ágeis e práticas.