Terça, 15h. O caminhão da distribuidora deixa 22 caixas na porta do estoque e uma nota com 48 itens. Você confere as caixas, assina o canhoto e guarda a nota na gaveta, "para lançar depois". Depois vira sábado. Enquanto isso o caixa vende o café novo que ainda não existe no sistema, o custo do óleo continua o do mês passado e o boleto da distribuidora vence sem estar no seu contas a pagar. Digitar 48 itens à mão leva quase uma hora, e é exatamente por isso que ninguém digita.
Importando o XML da NF-e que o fornecedor emitiu. O arquivo já traz fornecedor, produtos, quantidades, valores, lotes e parcelas. Na GranMoney, em Estoque → Compras → Notas Fiscais Recebidas → Importar XML manualmente, você confere o vínculo de cada item com o seu cadastro e confirma: o estoque entra, o custo é atualizado pela regra que você escolheu e as parcelas viram contas a pagar. No plano com NF-e, o sistema também busca na SEFAZ as notas emitidas contra o seu CNPJ.
DA LEITURA PARA A SUA OPERAÇÃO
Importar uma nota do meu fornecedor
Leve o XML de uma nota real do seu maior fornecedor: importamos juntos e você vê o estoque, o custo e o boleto entrarem.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney.
Por que a nota fica na gaveta (e o que isso custa)
A entrada atrasada não é preguiça: é que a digitação é chata e não tem hora certa no dia do mercadinho. Só que cada dia com a nota na gaveta deixa três buracos abertos:
- Estoque errado. O sistema diz que o café acabou, a prateleira está cheia. A compra seguinte sai no chute, e o balanço do mês mostra diferença que não é perda nem furto.
- Custo velho. Se o óleo subiu R$ 1,20 e o custo não foi atualizado, a margem que você acha que tem não existe. Num mercadinho, onde o lucro está nos centavos, isso decide se o produto dá dinheiro.
- Boleto fora do radar. A duplicata da distribuidora não está no contas a pagar, então o fluxo de caixa da semana mente.
Num exemplo ilustrativo: uma nota de 48 itens digitada à mão, a um item por minuto com conferência, ocupa quase uma hora, e qualquer vírgula trocada num custo vira preço errado na gôndola. Importada, a mesma nota se resume a conferir os vínculos dos itens novos.
O que já vem pronto no XML
Toda NF-e de compra autorizada tem um arquivo XML, que o fornecedor envia por e-mail ou disponibiliza no portal dele. Esse arquivo tem tudo o que você digitaria:
| Parte do XML | O que a GranMoney faz |
|---|---|
| Emitente (CNPJ, nome, endereço) | Encontra o fornecedor pelo CNPJ ou cria o cadastro com os dados da nota |
| Chave de acesso de 44 dígitos | Confere se a nota já foi importada e não deixa entrar duas vezes |
| Itens, quantidades e valores | Liga cada item a um produto seu ou cria o produto novo |
| Lote e validade (quando o fornecedor informa) | Registra o lote, a fabricação e o vencimento na entrada |
| Duplicatas (parcelas e vencimentos) | Cria as contas a pagar com as datas da nota |
| Item com valor zero (bonificação) | Entra no estoque com custo zero, sem mexer no custo médio |
Para o mercadinho que quer o estoque fiel à prateleira, o sistema para mercadinho da GranMoney liga essa entrada às vendas do caixa: o que entra pela nota sai pelo leitor de código de barras.
Importar a nota, passo a passo
- Abra Estoque → Compras e clique em Notas Fiscais Recebidas.
- Escolha Importar XML manualmente e envie o arquivo que o fornecedor mandou.
- Decida o que importar: só os produtos ou também a compra e as contas a pagar. Para o dia a dia, importe tudo.
- Confira o vínculo de cada item. Produto que o sistema reconheceu aparece ligado; produto novo será criado. É aqui que você evita duplicar o "Café 500g" que já existe com outro nome.
- Confira custo, lote e validade e confirme.
Ampliar imagem ↗Como o sistema reconhece os seus produtos
Cada item da nota é procurado pelo código de barras, pelo código ou pelo nome. Quando o fornecedor usa um código próprio, diferente do seu, você liga o item uma vez e a GranMoney guarda essa referência: na próxima nota do mesmo fornecedor, o item é reconhecido sozinho. Por isso a primeira importação de cada distribuidora dá mais trabalho, e as seguintes quase nenhum.
Custo e preço de venda: escolha a regra uma vez
A entrada da nota pode atualizar o custo dos produtos. Em Configurações → Configurações gerais, na parte de compras, você escolhe como:
- Preço de custo: não atualizar, atualizar pelo valor da última compra ou calcular o custo médio ponderado.
- Preço de venda: manter o preço (e o sistema recalcula a margem) ou manter a margem (e o sistema recalcula o preço). No exemplo do manual, com custo médio indo a R$ 12 e margem de 50%, o preço de venda passa a R$ 18.
- Descontos na compra: considerar ou não o desconto da nota no custo.
Para o mercadinho, "manter a margem" evita vender abaixo do custo quando o fornecedor aumenta, mas muda o preço da gôndola sem você ver. "Manter o preço" deixa a decisão com você, e a margem que caiu aparece no cadastro. Não há resposta certa para todos: decida e deixe configurado.
Lote, validade e boleto no mesmo passo
Se o produto controla lote, a grade da compra mostra lote, fabricação e vencimento de cada item. Quando o XML traz essas informações, elas já entram preenchidas. Depois, o relatório de lotes e vencimentos mostra o que precisa sair primeiro da prateleira.
Ampliar imagem ↗As parcelas da nota viram contas a pagar no financeiro, com o vencimento de cada duplicata. Assim o boleto da distribuidora aparece no fluxo de caixa antes de vencer, e não no dia em que o banco cobra.
Ampliar imagem ↗Quando o sistema busca a nota na SEFAZ
Esperar o fornecedor mandar o XML por e-mail ainda é um passo manual. No plano com NF-e, a Distribuição DFe faz a busca ao contrário: consulta na SEFAZ as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa, a cada hora (é a regra da SEFAZ), e avisa no cabeçalho do sistema ou por e-mail que há nota nova. Dali você manifesta a nota, baixa o XML e importa para o estoque.
Ampliar imagem ↗Dois limites ditos com franqueza. Primeiro: a Distribuição DFe busca e avisa, mas não lança nada no estoque sozinha; a importação continua sendo uma conferência sua. Segundo: ela depende do certificado digital da empresa e só existe no plano com emissão de NF-e. Em outros planos, a importação manual do XML funciona normalmente.
Armadilhas comuns na entrada de nota
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Produto duplicado no cadastro | O item novo foi criado em vez de ligado ao existente | Conferir os vínculos antes de confirmar a primeira nota de cada fornecedor |
| Estoque em unidades quando a nota veio em caixas | A unidade do fornecedor é diferente da sua | Conferir a quantidade na revisão; testar com uma nota real na demonstração |
| Preço da gôndola mudou sozinho | Regra "manter a margem" ativa | Revisar a regra de preço de venda nas configurações |
| Nota recusada como repetida | A mesma chave já foi importada | Procurar a compra existente em vez de importar de novo |
O que testar na demonstração
| O que levar | O que pedir para ver | O que conferir |
|---|---|---|
| O XML de uma nota real do seu maior fornecedor | A importação completa, com produtos e contas a pagar | Quantos itens foram reconhecidos e quantos seriam criados |
| Um produto que você compra em caixa e vende em unidade | Como a quantidade entra no estoque | Se o saldo bate com a prateleira |
| A sua regra de preço (margem fixa ou preço fixo) | A mudança de custo com as duas regras | O preço de venda antes e depois |
| Uma nota com lote e validade (laticínios, frios) | O lote entrando e o relatório de vencimentos | Se a validade veio do XML |
| Uma nota com boleto parcelado | As parcelas no contas a pagar | Vencimentos iguais aos da nota |
Sobre preço: a importação do XML, o estoque e o contas a pagar fazem parte da gestão web. O indicado é o PDV + Web Lite, de R$ 120/mês com 1 caixa. A busca automática das notas na SEFAZ (Distribuição DFe) está no PDV + Web Completo, de R$ 150/mês, que também emite NF-e. Não há plano grátis. Os planos estão na página do sistema PDV, e o controle de estoque do dia a dia está no guia de balanço de estoque sem fechar a loja.
Dúvidas antes de escolher
Preciso do certificado digital para importar o XML?
Para a importação manual, não: você só envia o arquivo que recebeu. O certificado é necessário para a Distribuição DFe, que consulta a SEFAZ em nome da sua empresa.
Dá para importar cupom fiscal ou NFC-e de compra?
O fluxo documentado é o da NF-e, a nota modelo 55 que o fornecedor emite para empresa. Compra feita com cupom de consumidor entra pela compra manual, digitando os itens.
E se o fornecedor não manda o XML?
Peça: o XML é obrigatório para quem emite NF-e e costuma estar no e-mail ou no portal do fornecedor. No plano com NF-e, a Distribuição DFe busca a nota direto na SEFAZ, sem depender do e-mail.
A importação muda o cadastro dos meus produtos?
Pode mudar: produtos novos são criados e o custo pode ser atualizado pela regra que você configurou. Por isso a conferência dos vínculos, antes de confirmar, é o passo mais importante.
Posso devolver um item para o fornecedor depois?
A compra tem a opção de devolução de produtos, conforme o plano, e excluir uma compra recalcula o estoque. Confirme na demonstração como a devolução funciona no seu plano.
NA GRANMONEY
Veja o sistema para mercadinho da GranMoney em ação
Com o sistema para mercadinho da GranMoney, você tem leitor de código de barras, itens por peso, NFC-e e estoque que baixa a cada venda. Os planos começam em R$ 70 por mês na gestão web e em R$ 100 por mês com o PDV instalado no caixa; não há plano gratuito.
Na demonstração, leve um exemplo da sua rotina e confira o que o sistema atende e o que fica fora do seu caso.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney. Ver a tabela de planos e preços
Guia preparado com apoio de IA a partir das funcionalidades documentadas da GranMoney. Os exemplos são didáticos e não representam resultados de clientes. Confira os recursos aplicáveis ao seu plano e à sua configuração na demonstração.