Terça, 8h15. Um cliente deixa o carro na oficina dizendo que "faz um barulho na frente quando freia". O mecânico anota numa folha de bloco, que fica presa no para-sol. Na quinta, o cliente liga perguntando o preço, e ninguém lembra se a pastilha foi trocada ou só orçada. Na sexta, ele busca o carro, discorda de um item da conta e diz que o arranhão no para-choque não estava lá quando deixou o veículo. Sem papel assinado e sem histórico, a oficina perde a discussão, e às vezes o cliente.
Cliente, veículo com placa e quilometragem, o defeito relatado e o estado do carro na entrada, as peças e os serviços com valores, o técnico responsável, a previsão de entrega, o laudo do que foi feito e o texto da garantia. Na GranMoney, a OS registra tudo isso, imprime a entrada e a saída, encontra o carro pela placa e vira venda no fechamento, sem digitar as peças de novo.
DA LEITURA PARA A SUA OPERAÇÃO
Ver a OS da minha oficina no sistema
Leve uma OS de papel de um serviço real e a placa de um cliente: abrimos a mesma OS no sistema, com laudo e garantia, e geramos a venda.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney.
O que uma OS de oficina precisa ter
A ordem de serviço é o contrato do dia a dia da oficina. Ela protege você e o cliente, desde que tenha as informações certas. Use esta lista para conferir a sua:
| Campo | Por que importa | Onde fica na GranMoney |
|---|---|---|
| Cliente e veículo (placa, modelo, km) | Saber de quem é o carro e com quantos km entrou | Fechamento da OS: cliente, veículo e Km |
| Defeito relatado e estado na entrada | Evitar a discussão do "não estava assim" | Painel Equipamentos: acessórios, condições e defeitos |
| Peças e serviços com valor | Orçamento claro e conta sem surpresa | Painel Produtos e serviços |
| Técnico responsável | Saber quem fez e calcular comissão | Fechamento: técnico e vendedor |
| Previsão de entrega e validade | Combinar prazo e validade do valor | Fechamento: previsão de entrega e validade da OS |
| Laudo do que foi feito | Prova do serviço e base para a garantia | Solução final e laudo técnico, até 2.000 caracteres |
| Garantia | Deixar claro o que é coberto e por quanto tempo | Texto da garantia configurado uma vez e impresso na OS |
Tudo isso fica na mesma tela da OS do sistema para oficina mecânica da GranMoney. O valor não está em ter os campos, e sim em preencher na hora em que o carro chega.
O veículo pela placa
Na ficha do cliente, a aba Veículos guarda os carros, motos e utilitários de cada cliente, com placa, modelo, cor, ano e ano/modelo. Quem tem frota marca um deles como principal. Com o recurso ligado, a lista de clientes ganha o filtro por placa: o carro chega, você digita a placa e encontra o dono.
Ampliar imagem ↗A mesma aba mostra quantos serviços cada veículo já teve, quanto o cliente gastou com ele e um indicador de revisões pendentes, que lista os veículos sem atendimento nos últimos 180 dias. É uma lista para você ligar para o cliente; o sistema não envia lembrete sozinho. O recurso de veículos é habilitado por empresa, na implantação, como explica o capítulo sobre quando a aba Veículos aparece.
Abrindo a OS na chegada do carro
Em Vendas → Ordem de serviço → Nova ordem de serviço, a OS tem três painéis. No primeiro, você registra o que o cliente deixou: equipamento, marca, modelo, série e o campo Acessórios, Condições e Defeitos. É ali que vão o barulho no freio, o arranhão no para-choque e o estepe que está no porta-malas. No segundo, entram as peças e os serviços, como numa venda, com valor, quantidade e desconto.
Ampliar imagem ↗No terceiro painel, o fechamento, ficam a data e a hora de entrada, a situação, o cliente, a previsão de entrega, a validade, o vendedor, o técnico, o veículo com a quilometragem e o laudo. Ao salvar, a OS entra como Em aberto. Na impressão de entrada, o cliente leva o registro do que deixou e do que foi relatado.
Ampliar imagem ↗Do orçamento à venda, sem digitar de novo
O caminho da OS acompanha o carro: Em aberto quando ele chega, Em andamento quando o mecânico começa, Concretizada quando vira venda. Cada vez que você salva, a situação fica no histórico da OS.
Um exemplo didático: o diagnóstico mostra pastilhas gastas e disco no limite. Você lança na OS 1 jogo de pastilhas por R$ 180,00, 2 discos por R$ 160,00 cada e a mão de obra de R$ 150,00. Total: R$ 650,00. Pela engrenagem da OS, envie a impressão por e-mail para o cliente aprovar. Aprovado, o serviço é feito, o laudo é escrito e, na entrega, Gerar venda abre o PDV web com os mesmos itens. Ao salvar a venda, a OS fica Concretizada e as contas a receber nascem dos pagamentos.
Atenção a uma armadilha: mudar a situação para Concretizada à mão não cria a venda nem o financeiro. Use sempre Gerar venda, como mostra o capítulo de ações da OS. Se o cliente tem limite de crédito e a OS passa dele, o sistema pode bloquear ou pedir a liberação de um supervisor. Para propostas mais formais, com PDF anexado ao e-mail e controle de aceitação, há também os orçamentos, que viram venda do mesmo jeito.
Garantia impressa, sem discussão
O texto da garantia é configurado uma vez, nas configurações gerais, com negrito, tamanho e cor, e sai impresso na ordem de serviço. Escreva o que vale para a sua oficina: prazo da mão de obra, garantia das peças conforme o fabricante, o que não é coberto. Ninguém precisa lembrar de explicar no balcão.
Ampliar imagem ↗Um limite para deixar claro: a garantia é um texto da OS. O sistema não controla garantia de cada peça por número de série nem avisa quando ela vence.
Nota da peça e nota do serviço
Oficina vende duas coisas diferentes, e cada uma tem a sua nota. A peça é mercadoria, com NF-e, que está nos planos com Web Completo. A mão de obra é serviço, com NFS-e, que é um adicional: adesão de R$ 250 e R$ 50/mês, nas cidades atendidas listadas na página de cidades da NFS-e. Confirme com o seu contador como a sua oficina deve emitir em cada caso.
Se a equipe ganha comissão por serviço, o sistema calcula por produto ou por funcionário, e o técnico pode ser indicado item a item. O guia de comissão de vendedores mostra a conferência no fim do mês.
Sobre preço: oficina com peças e serviços precisa do Web Completo, de R$ 100/mês, ou do PDV + Web Completo, de R$ 150/mês, se também vende no balcão com caixa; cada caixa a mais, R$ 30/mês. Não há plano grátis. O resumo está na página do sistema para oficina mecânica.
O que testar na demonstração
| O que levar | O que pedir para ver |
|---|---|
| Uma OS de papel de um serviço real | A mesma OS aberta no sistema, com defeito, peças e laudo |
| A placa de um carro de cliente | A busca pela placa e o histórico do veículo |
| O texto da garantia que você usa hoje | A garantia configurada e impressa na OS |
| Um orçamento recusado e um aprovado | A OS enviada por e-mail e a geração da venda |
| A sua cidade e o regime da empresa | Se a NFS-e atende a sua prefeitura |
Dúvidas antes de escolher
Dá para fazer checklist de vistoria com fotos do carro?
Não. A OS não tem checklist com fotos nem assinatura digital. O estado do veículo na entrada fica escrito no campo de condições e defeitos e sai na impressão de entrada.
O cliente aprova o orçamento por um link?
Não há aprovação por link. A OS e o orçamento podem ser enviados por e-mail, e a aprovação é registrada por você na situação da OS.
O sistema consulta a placa na tabela FIPE ou no Detran?
Não. O cadastro do veículo é feito à mão, com placa, modelo, cor e ano. Depois disso, a busca pela placa encontra o dono e o histórico.
Preciso de caixa para usar a OS?
Não. A OS e os veículos estão na gestão web. O caixa (PDV) é útil se você também vende peças no balcão.
Consigo saber quanto cada mecânico produziu?
O técnico fica registrado em cada OS. Com a seleção de funcionário por serviço ligada nas configurações gerais, o relatório de vendas e comissões por funcionário mostra o resultado de cada um no período. Confira na demonstração com dois técnicos de exemplo.
NA GRANMONEY
Veja o sistema para oficina mecânica da GranMoney em ação
Com o sistema para oficina mecânica da GranMoney, você tem ordem de serviço com veículo do cliente, orçamento aprovado e nota no fechamento. Os planos começam em R$ 70 por mês na gestão web e em R$ 100 por mês com o PDV instalado no caixa; não há plano gratuito.
Na demonstração, leve um exemplo da sua rotina e confira o que o sistema atende e o que fica fora do seu caso.
Você será direcionado ao formulário de demonstração da GranMoney. Ver a tabela de planos e preços
Guia preparado com apoio de IA a partir das funcionalidades documentadas da GranMoney. Os exemplos são didáticos e não representam resultados de clientes. Confira os recursos aplicáveis ao seu plano e à sua configuração na demonstração.